Le nombre d'évènements en extérieur augmente régulièrement. Le cadre en plein air séduit les entreprises et les particuliers. Il facilite l'accès, favorise les rencontres et instaure une ambiance conviviale. Foires, festivals, expositions, spectacles, salons professionnels, fiançailles ou mariages, ces évènements requièrent une approche spécifique lorsqu'ils sont organisés en extérieur. Les organisateurs doivent alors respecter la réglementation et honorer leurs obligations. Ce respect garantit la sécurité des participants et le bon déroulement des programmes. Des dispositifs clairs encadrent l'organisation d'évènements en extérieur, suivez le guide.
Évènement public et évènement privé : une réglementation différente
Le site d'accueil détermine la nature de l'évènement
La qualification souligne déjà la différence entre ces deux types d'évènements, mais un petit rappel reste nécessaire lorsqu'il s'agit de réglementation. Un évènement public se déroule dans un lieu public géré par les collectivités territoriales ou un service de l'État. Les organisateurs ciblent une catégorie précise ou autorisent l'accès à tous les citoyens. Un évènement privé se tient dans un cadre privé : jardin, parc ou espace vert. Les participants ont alors reçu une invitation nominative. Connaître la réglementation sur les chapiteaux tentes et structures affine la préparation.
Une autorisation est-elle nécessaire ?
Aucune autorisation n'est requise pour un évènement prévu dans un lieu privé. Bien entendu, les organisateurs doivent réserver s'il est programmé dans un établissement spécialisé comme un hôtel.
Le nombre de participants conditionne les démarches administratives pour un évènement public.
Une déclaration à la mairie suffit si la jauge reste inférieure à 1500 personnes. Les autorités acceptent les dossiers pendant un intervalle de 1 à 3 mois avant le début. Ce paramètre évolue selon les communes. Certaines municipalités ajoutent des requêtes spéciales comme les horaires et la gestion du bruit. Prenez le temps de vous informer. Les autorités peuvent refuser si les dossiers arrivent en retard.
Il faut une déclaration en préfecture lorsque le nombre de participants prévu dépasse les 1500 personnes. Les autorités demandent aussi un plan de sécurisation précis et un engagement écologique.
Assurer la sécurité, une obligation essentielle
Les organisateurs veillent à ce que les évènements soient sécurisés.
Il faut un plan de sécurisation pertinent lorsque la jauge maximale dépasse les 1500 personnes sur un lieu public : contrôler l'accès, fouiller les sacs, installer des barrières anti-intrusions et mobiliser des agents spécialisés. Publier en amont une liste des objets interdits fluidifie le processus et accélère la préparation des participants.
Les dispositifs anti-incendie tels que les alarmes et les extincteurs sont également essentiels.
Enfin, les caméras de surveillance améliorent la coordination et renforcent la sécurité.
Bien gérer le volet écologique
Réduire l'impact environnemental des évènements est devenu incontournable.
Trier les déchets, interdire le plastique à usage unique, privilégier les contenants réutilisables et limiter l'empreinte carbone figure alors parmi les obligations des organisateurs.
Faciliter l'accessibilité
Les organisateurs doivent aussi faciliter l'accès des personnes en situation de handicap quand l'évènement se déroule dans une zone publique. Entre autres aménager des chemins praticables, installer des signalétiques claires et utiliser des équipements appropriés.
Gérer le volet santé
La présence d'une équipe de secouristes accélère la prise en charge des problèmes de santé éventuels. Les organisateurs indiquent l'emplacement du poste de secours et veillent à ce que l'accès soit dégagé.
Réglementation relative aux chapiteaux, tentes et structures
Les chapiteaux, les tentes et les structures temporaires (CTS) jouent un rôle important lors d'un évènement en extérieur. Ils apportent un énorme plus. Ces équipements facilitent l'accueil de nombreuses personnes. Les structures offrent une protection efficace contre les intempéries. Les marques ont lancé des modèles adaptés à toutes les situations. Une réglementation précise régit l'installation des CTS.
Installer des équipements conformes aux normes
Les CTS respectent des standards élevés. Entre autres des toiles solides supportant des rafales supérieures à 80km/h, des matériaux résistants aux feux, présence d'une sortie de secours, disponibilité d'extincteurs adaptés aux dimensions de la structure et un câblage conforme aux normes électriques.
Les fabricants précisent ces caractéristiques. Les organisateurs sélectionnent ensuite des exemplaires répondant à leurs attentes.
Utiliser des piquets ou des lestes permet de bien ancrer la structure. Confier la mise en place à une équipe qualifiée garantit la solidité. Il faut également prévoir la réparation des trous sur l'asphalte en cas d'installation avec ancrages souterrains.
Choisir la superficie en fonction du nombre de participants
Le programme influence l'organisation de l'espace. Il faut environ 1m2 pour une personne assise et 2 individu/m2 s'ils restent debout. Ce seuil permet de calculer la superficie adéquate à partir du nombre d'invités.
Les fabricants ont prévu 5 catégories :
- 1 : >1500 personnes ;
- 2 – 4 : entre 1500 et 200 personnes ;
- 5 : <200 personnes.
Une distance minimale entre les structures facilite la circulation et l'intervention des secouristes.
Respecter la capacité d'accueil est primordial. Il vaut mieux sélectionner la catégorie supérieure en cas d'hésitation au lieu de risquer une surcharge.
Les démarches administratives concernant les CTS
Dresser un chapiteau dans un domaine privé en vue d'un évènement privé ne requiert aucune autorisation, sauf si la structure est permanente.
En revanche, les installations sur un lieu public, dans le cadre d'un évènement professionnel par exemple, nécessitent une autorisation de la municipalité et le respect des consignes de sécurité.
La superficie et la durée de l'installation guident la procédure :
- moins de 20m2: aucune déclaration ;
- entre 20 et 50 m2: déclaration en mairie ;
- installation supérieure à 3 mois : déclaration auprès de la mairie ;
- supérieure à 50m2: permis d'aménager ;
- domaine public : permission de voirie.
Les sanctions en cas de non-respect des réglementations
Les sanctions dépendent de la nature des infractions.
Les autorités peuvent interdire l'évènement si le dossier est déposé en retard ou lorsque les conditions de sécurité ne sont pas réunies. Passer outre cette décision expose le promoteur au démontage et la mise en demeure de ses équipements.
Par ailleurs, organiser un évènement extérieur sans autorisation sur un lieu public constitue une occupation illégale de l'espace public. Les organisateurs encourent une amende de 7500 euros et six mois d'emprisonnement.
Bien préparer un évènement en extérieur
Adopter les bonnes pratiques contribue au respect des règlementations. Se renseigner auprès des autorités et télécharger les réglementations relatives à chaque évènement avant de se lancer. Dresser une check-list optimise le processus. Elle facilite la préparation, optimise le suivi et améliore l'évaluation.